学校档案管理工作现场会经验交流材料
完善档案管理工作，促进学校管理全面提高
各位领导、兄弟学校的领导和老师们，大家好：
首先，我代表学校全体师生，欢迎大家到我们镇中心小学来指导。这次，市档案局和市教体局把这个现场会安排到了我们学校，并且还要求把我校的档案工作情况向大家作个汇报。其实，我们的档案工作并无过人之处，相信大家的工作肯定也不逊于我们，这对于我校，实际是个鞭策。
受领导安排，我把我们学校的档案工作向大家作个简要的汇报，恳切希望得到大家的指导。
下面，我从三个方面，八块内容向大家作个汇报。（出示幻灯片2）
第一方面：谈谈我校档案基础设施和档案资料基本情况。
1、基础设施——符合要求。
为加强档案管理工作，我校按要求配备有专门的档案室。大家知道，学校档案室不同于一般的资料室，它既要符合档案长期存放的安全要求，又要方便利用、查找。因此，我们按照上级要求，配足配齐了设施。有专用档案柜7套，制作工具和材料齐备并完全符合要求，都是从市档案馆购买。做到了档案存放和阅览分开，里间存放档案，外间用来查阅。单独配有计算机。打印机和复印机与旁边的副校长室、教导处、总务处合用。（我校的校长室、副校长室、教导处、教科室、总务处共配有四台打印机，一台复印机，档案室与它们同在这幢楼的二层，很近，使用起来十分方便。）
档案室安装了防盗门、防盗窗，档案室所在的整幢楼都装有电子防盗设备。档案室内消防设施到位，窗户安装了防光、防尘的窗帘，挂有温度计、湿度计，达到了档案保护的“六防”标准。
2、档案资料——保管规范、齐全。
镇中心小学自19（清光绪三十一年）创建迄今已1，它的前身叫两头门国民初等小学堂，校址是现电影院对面的老院落。1934年联合黄胜堂、东山、下沈等小学堂改名为小学。1949年解放，当年7月就由国家接收，改名为区校，直到1966年文化大革命开始改名为桃源社校，1979年改名为区辅导中心小学，于1983年完全迁到现在的校址。1985年起使用现在的校名。我校现有的档案是从1935年7月存起，到现在共有档案1260卷，87年12月25日将八零年前的档案60卷移交到了县档案馆。现在学校档案室内库存有1193卷，其中永久保管374卷，长期保管559卷，短期保管260卷。学年按件整理，有永久保管160件，长期保管140件，短期保管61件。1988年至会计档案232卷，其中永久保存16卷，长期保存26卷，短期保存190卷，其中科技档案4卷，永久保存4卷，声像档案11卷（盒），均为永久保存，教师业务档案80卷，均为长期保存。
现存的这些档案，对于各种争创活动要筹备资料，对于调出教师因各种原因回来查找资料，对于在校教师的各类考核、职评等要翻阅资料，对于周遍学校教师因无法找到资料而求助于我校等各类情况，几乎都能满足要求。
第二方面：谈谈我校领导对档案管理的态度，学校教师对档案管理的认识。
3、领导重视、教师支持。
大家知道，学校档案是广大教职工在长期教育教学工作中，学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。它不仅记载着学校的办学历史，而且还记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。它对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平等都具有极大的帮扶价值。
它是评价学校综合办学水平的“窗口”，是对学校管理、教育教学活动、教育科研工作进行督导评估不可或缺、非常重要的资料。
因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色；学校教师所取得的进步、成绩等等，都明明白白、有证有据地可以从档案中反映出来。
所以，我校各任校长，都十分重视档案管理工作。特别是现任校长，他把档案工作放在“师生安全工作”、“教师培养工作”、“提高教育质量工作”，这三件重要工作同等重要的位置上。我们马校长在学校行政会议上是这样说的：“各科室安排工作，都应该有计划，活动前有通知，活动过程有记录，不仅要做文字记录，也要做好图片、摄影、摄像记录，更要注意保管好这些资料，要按要求及时归档。”为此，学校有专用的数码照相机和数码摄像机，并指定较专业的教师在拍摄。我们马校长还经常说：“学校工作做得最好，活动搞得最出色，如果没有记录下来，没有拍摄下来，没有保管好，那也是对大家努力工作的一种漠视，对积极组织活动的教师和对积极参加活动人员的一种不支持，不关心。活动的开展重在参与是对的，但记录下参与时的瞬间，更是对自己，对大家，对未来，对学校工作的一种尊重。”有时，开会时在布置某项活动时，校长会具体布置如何进行存档活动，而且会谈得很具体，很到位。
他是这样说，也是这样做的。在座各位老师都知道，学校的经费实在是太少了，但无论经费有多么紧，可利用的资源是多么少，他也要保障档案工作的经费。
因为对档案工作的重视，所以要打印的材料也相应地增多了，因为要打印的材料多了，所以要购买的打印纸也就相应地增多了。但马校长并不因此而提出要少积累资料。他是一边告戒注意节约，一边指出：因为怕多用纸而影响了档案工作，那是不值得的；只要能做好档案工作，多用点纸，完全合得算。
平时，档案管理员提出因档案工作而需要购买物资，校长总是满口答应，而且总是提醒教师，要按要求购买。我们的专职档案管理员为更换温度计、湿度计，专门赶去城关买，他去国商，价格是50元，他去档案馆，一问要90元，他打电话问校长，买哪个？校长询问了有关情况后，决定买档案馆的。虽然90元比50元贵了将近一倍。
在校长的带领下，学校的每位中层，每位教师，都十分重视资料的积累，都十分支持学校的档案工作。许多教师对学校因活动而分发的表册，都能及时、认真地填写，按时交给收集人，对许多与自己、与所教学生有关的证书、稿件、图片等，都很注重保存，教师的个人电脑上，都存有大量的资料。
第三方面：谈谈我校档案管理工作的主要做法。
4、健全机构、建立网络
学校档案工作是一项涉及全校各项工作、各条分线的系统工程，需要齐抓共管，全面配合，人人参与，只有这样才能做到档案资料收集全面而不丢失。因此，必须建立有效的运行机制。
我校成立了以校长为领导小组组长、各线负责人、各科室主任为组员的档案管理工作领导小组，有一名专职档案员，每个职能部门还有一名兼职档案员。这样专、兼职结合的档案工作人员队伍，加强了学校档案工作，提高了档案管理水平保障了档案工作的顺利开展。（出示档案网络图，幻灯片3）
我校历任专职档案管理人员都是由事业心强、业务水平高、有比较丰富的学校全面工作管理经验，又有档案管理工作经验的退居二线的老领导、老同志担任。他们一是有威信，二是懂业务，三是工作严谨、认真、细致、负责。我校现任专职档案员袁法明老师，原是普义乡校校长，现是协理员，被评为绍兴市级档案工作先进个人，工作细致、负责。各办公室、教务处、总务处、教科室、党支部、工会、少先队等各职能部门都分别让一位耐心细致的中层干部担任兼职档案管理员，负责本部门各类资料的收集归档，按期送交学校档案室。
5、健全制度、注重积累
一个学校档案残缺甚至混乱只是表象，折射出的实际上是学校管理不到位的本质。（出示幻灯片4）学校管理工作到位了，档案管理工作才会到位。档案管理工作到位了，也能反作用于学校管理工作，使学校管理工作更加完善。我校全面工作的管理制度比较健全，档案管理工作制度也比较完善。完善的档案管理工作制度是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。同样，完善的档案管理工作制度，也促使了学校管理工作的全面提高。
我校做到了各职能部门档案工作的任务明确。学校制定、分发了《镇中心小学档案分类、内容、期限参照表》，（出示幻灯片5。说明，内容多，打不进去。）里面规定了，每一个职能部门每学期应该积累的资料，这些注明要收集的资料既有规律性，又很有针对性，便于抄作。这样一来，使各职能部门对自己应该积累什么资料非常明确。在接到上级的某项任务时，在布置、组织某项活动时，在按计划完成学校的各项工作中，大家都会自觉完成档案的积累。在许多活动中，因其档案积累娴熟了、习惯了，还会用档案积累这个活动的最后工序，来指导、提醒活动的顺利开展。
一项活动结束，相关兼职档案管理人员就会及时把材料收齐，盛放在一只档案袋里，暂时保管在自己科室里，定期交给专职管理员。
其他的一些常规制度，如：《档案室管理制度》、《综合档案室管理员员职责》、《档案室网络人员职责》、《档案资料利用借阅制度》、《档案保密制度》、《档案的鉴定与销毁制度》等，我校一一上墙。
这些制度的制定，使学校教师都明白自己的职责和权利，对如何积累，如何收集，如何归档等较为明确，使学校档案工作保质保量完成。
6、定期收集，查漏补缺
在积累的基础上，做好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的关键。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，是专、兼职档案管理人员工作是否认真、细致的表现；一方面也是学校领导、全体教师档案意识的集中体现；还有更重要的一方面是归档制度是否健全，是否得到了认真落实。
为此，我校特制定了《镇中心小学文件材料归档制度》。这个制度上级主管部门也有要求，但我校制定的归档制度中有一项条款，比上级主管部门的要求还稍微高一些。（出示幻灯片6）在上级下发的要求中是这样表达的：“上级主管部门的收文及本校在各项活动中形成的文件材料，在第二年第一季度前，由各室收集整理后，向综合档案室归档。”而我校制定的《文件材料归档制度》中明确规定：“上级主管部门的收文及本校在各项活动中形成的文件材料，要求在一学期里，分期中、期末两次送交档案，分别在期中、期末两次考试的后一周里，由兼职档案管理员与专职档案管理员对照《镇中心小学档案分类、内容、期限参照表》进行交接，尽量做到应该送交的完整地送交掉，对发现遗漏或本就没有进行积累的，该补的就要定期补掉。”真是这一条，极大地提高了我校的收集力度，确保了我校档案材料的质和量。
学校对外出学习、听课的教师，在档案方面也有特殊的要求。学校教导处设计了一份表，要求教师外出学习、听课前要带着这份表去，回到学校时，填好交给教导处，在教导处组织相关教师学习后，再交由兼职档案管理员存档。
快到期中、期末，副校长室、教导处、教科室、少先队等职能部门都会印出收集资料的清单，发放给各教师办公室，由教师办公室主任收集资料，并及时交给相关人员。（出示教导处清单，幻灯片7）
《归档制度》对上级单位发给的文件材料在存档方面也有要求，对上级单位发给的文件材料进行传阅后，指定了专人定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全。
《归档制度》对容易遗忘的资料，如学生获奖的证书、奖品等是否复印，是否拍照等，都规定要一一检查。及时发现遗漏的环节，遗漏的资料，总结得失，查漏补缺。还有，如有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，相关兼职档案人员也应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时，发现有较大价值，必需留下原件的，要及时与相关人员沟通，留下原件。
《镇中心小学文件材料归档制度》的制定、执行，极大地提高了档案材料收集的完整性，保障了档案管理工作的质量。
7、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，除了与前面谈到的许多因素有关外，还取决于档案工作人员的档案业务素质。我校要求档案人员树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，认真细致，服务现实”的理念。同时积极组织专、兼职档案管理员参加档案业务培训，学习档案专业知识理论。还组织档案人员到档案成绩突出的兄弟学校参观学习。结合实际，让专职的管理员对兼职的管理员进行培训，分发资料。又让年轻的、懂电脑的兼职管理员对不太懂电脑的年长的管理员进行电脑操作培训。这样一来，提高了档案工作者的素质，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。
8、提供服务，管用并重
加强学校档案工作的根本目的是服务学校发展，服务学生成长。做好学校档案信息资源开发与利用，是学校档案工作服务学校各项工作的落脚点。因此，我校坚持管用并重的原则，在加强档案的规范化管理过程中，提高档案的使用效益。
健全档案的检索工具。坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。
我校档案室为学校管理和教育教学提供了便捷的信息服务。在学校领导的各项决策中，在各级各类的争创活动中，在学校教师的职务晋升中，在编制大事记，数据汇编，荣誉汇编等工具性资料中，在汇编能反映学校特色、展示学校形象的音像材料中，我校档案室发挥了突出的作用。
总之，我校的档案工作，学校领导十分重视，全校教师十分支持，制度健全，网络完整，管理规范。既认真细致地做好了档案的积累、收集、整理、归档、保管工作，又做到了主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。但对照上级对档案工作的要求，对照在座各位的期望，肯定还存在一些差距：如电子材料相对较少，投入经费还嫌不足，开发利用也还可以更多更好等等，有待进一步改进。
今后，我们将在上级主管部门的领导和直接指导下，借鉴兄弟学校的经验，充分发挥主动性，积极性，把我们学校的档案工作做得更好。
谢谢大家！
镇中心小学
.11.18
