怎样才能写好机关应用文呢?
写好机关应用文，主要应该锻炼四个方面的基本功，即：分析问题的能力，调查研究的能力，有关专门业务的能力，以及文字表达的能力。 (1)要有一定的分析和认识问题的能力。谈到写文件，人们往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为。只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题。其实，能不能写好文件，首要的是政治思想水平，是分析问题和认识问题的能力。在机关工作中，常常有这样的情况：两个对工作熟悉程度、工作态度和文字表达能力都相差不多的同志，参加了内容相同的讨论会，要求他们起草类似的情况报告，一个同志能很快写出质量较高的草稿，另一个费了九牛二虎之力，写出来的是很一般化的东西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和认识问题的武器，认真学习马列主义，毛泽东思想的基本原理，学习唯物主义辩证法。有了正确的理论指导和正确的思想方法，就能够从各种错综复杂的现象中，抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，做到观点鲜明，立场坚定；就可能用正确的观点统率繁杂纷纭的材料，写出思想内容比较深刻的文件。同时，还要认真学习和掌握党的方针、政策，领会上级部门有关的指示精神，时刻关心和了解社会主义现代化建设的大局，了解国内外形势的发展变化。这样就可以胸有全局，站得高，看得远，能够把一个部门和单位的局部工作，同整个事业的大局联系起来，“以大看小”，看得更深刻：也能以开阔的视野，敏锐的政治眼光，及时抓住问题的症结，“由小见大”，写出思想性强，内容深刻、实际的文件。 (2)要有掌握情况、调查研究的能力。“要了解情况，唯一的方法是向社会作调查”，“没有调查就没有发言权”。毛泽东同志的这些有益的教诲，对写好机关应用文同样有着特殊重要的意义。机关的文件是在对实际情况的概括提炼中形成的。因此，文件编写者在起草文件之前，对所写的对象和范畴，必须有个全面的调查了解，及时掌握实际工作中发生的新情况，提出的新问题，总结出来的新经验，并加以认真的分析研究。在这个前提下，才能抓住要害，有针对性地提出解决问题；指导工作的意见和措施。在基层单位工作的同志，要多留心自己周围的各种动态，紧紧抓住典型的事件和思想，进行深入的调查了解，搞清楚其产生的原因，过程、结果和影响等等，做到心中有情况，案头有记载。在上层机关工作的同志，则更需要注意搜集和积累情况，随时掌握所属单位面上的动态，注意阅读下属部门上报的文字材料，经常听取他们的口头汇报，同时应特别注意挤时间深入下属单位调查研究，解剖麻雀，以便掌握更具体、更生动，更深一层的实际情况。“平时多积累，用时少费心”。如果不注意认真调查研究，尽可能多地占有材料，不注意自己部门和下属单位的各种动态，不善于掌握那些最能说明问题的典型情况，等到起草文件时“临时抱佛脚”，不仅不可能有较高的工作效率，也决不可能写出对工作有实际指导意义的、有价值的、象样的文件来。 (3)要有特定的专门业务能力。各行各业都有自己的专门业务。有关的文件，不论内容和文字，都必须具有科学性，符合本部门的实际，符合客观事物的规律。不能只讲所有部门、所有单位都可套用的“通用语”、“共性话”，更不能说“外行话”。因此，文件的起草者，必须认真学习、努力钻研本部门、本行业的业务。既要向书本学习，向有经验的内行人请教，更要从群众实践中吸取营养，使自己真正能够精通本部门、本系统的业务。这样，才能具体地把党的方针政策和业务工作中出现的新情况、新问题结合起来，撰写出实在的、能够指导业务工作的，质量较高的文件。如果缺乏应有的专业知识，那么写出的文件，除了拼凑一些人所共知的材料外，是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好，还可能产生主观主义、瞎指挥，闹出笑话来。 (4)要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况，又有分析问题和认识问题的能力，又是本专业的内行，可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备，只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。毛泽东同志在《工作方法(草案)》中曾经指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三使用概念和判断进行推理的时候，又缺乏逻辑性；第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”毛泽东同志讲的“三性”，正是对文字表达能力的集中概括。讲“三性”，首先是准确性。就是如实地、恰如其分地反映客观事物。机关应用文在这一点上要求更严。因为往往一字之差，一语之偏，就可能造成很大的影响，引起不应有的纷乱。语言不准确的突出表现是：有的概念含混不清。比如，要安排一批转业军人到地方各级领导岗位上。起草文件时把“转业军人”写成了“复员军人”，使许多人误以为政策变了。又如，把某站内发生爆炸事件，写成“某站爆炸事件”，好象把整个某站都爆炸了。有的言过其实。如，本来是工厂卫生面貌发生巨大变化，却写成工厂面貌发生巨大变化，甚至是“翻天覆地的变化”。一件工作初步完成，却写成“完满结束”。一项活动，某单位有许多人参加，却写成“普遍参加”等等。还有的把“集体婚礼”写成“集体结婚”，“遇险”写成“遇难”，“免职”写成“解职”，“缓刑”写成“缓期执行”等等。不仅带来许多麻烦，还闹出不少笑话。鲜明性就是对事物要态度鲜明，是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明朗，不是模棱两可，含混不清，转弯抹角，吞吞吐吐，态度暧昧。比如对“扯皮”问题的批评，一份文件的草稿上这样写：“扯皮，尽管有其客观原因，主观上也不完全是为个人，程度上也有轻重之别，但它毕竟不是我们提倡的无产阶级的作风，应该认真加以纠正”。在另一份文件上却是：“某些人对国家和人民的兴旺发达，根本不关心，他们热心的是个人的利害得失。合乎自己口味的就办，不合乎自己口味的就顶着不办；自己有利而国家要蒙受巨大损失的竟然胆大妄为地干，自己无利而为国家和人民迫切需要的，竟敢蛮横无理地扯皮到底。他们把党和人民赋予他们的重任和权力，当做自己称王称霸的资本。”有的同志认为这是本位主义、部门利益作怪，其实，这并不代表什么局部利益，而是个人主义的恶性膨胀，是党内存在的为害最大的一种歪风邪气”。两相对照，风格迥异，前者态度暧昧，不疼不痒，有气无力；后者尖锐、泼辣，旗帜鲜明，一针见血，表现了无产阶级应有的战斗风格。生动性就是要有点文采，生动活泼地写出客观事物的特征，表达出鲜明的思想感情。机关应用文不是文艺作品，不必也不允许追求想象的瑰丽，情节的奇特，词藻的华美，但绝不是不要生动。“言之无文，行而不远”。如果文件语言无味，象个瘪三，死板，老套，没有几句来自群众的生动活泼切实有力的话，即使有新鲜深刻的内容，也很难引起人们的兴趣，因而会大大影响预期的效果。提高文字表达能力，唯一的办法是多读多写，尽可能地多看些优秀的应用文，也要看些文艺作品，特别是古今中外的范文。要经常练习写多种体裁的文章。还要做有心人，注意搜集群众中和各种材料中的生动活泼的语言。这样日积月累，积少成多，由生到熟，写作时，文词就可呼之即来，得心应手。鲁迅先生说：“我有一言应记取，文章得失不由天。”实践出真知，实践出才干。机关应用文的写作和其它文章一样，要坚持不懈地练基本功，并在实践中自觉地总结经验教训，虚心向别人学习，取长补短，持之以恒。这样就会练出过得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不动一番脑子，不开拓自己的知识领域，积累丰富的经验，那是永远不会学到真实本领，写出好的机关应用文来的。第一章如何掌握机关应用文写作的规律第一节机关应用文的作用机关应用文是国家机关、党派团体和企事业单位的管理部门交流信息、规范行为、指导推动工作的一种具有特定体式的书面语言工具，是应用文中用量最大、种类最多、使用范围也相当广泛的文体。在广大干部中提倡学习机关应用文的写作，掌握它的写作特点和规律，是提高各级机关工作效率，培养造就一大批能文能武的社会主义现代化建设领导骨干和文秘人员的需要，也是克服官僚主义，改进机关作风的一条途径。各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。二是宣传教育作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程