撰写各种会议主持词技巧汇集第2页
3.应该避免的一些问题
当会议不能实现与会者的期望时，指责通常指向会议的领导。常见的情况是领导方式有毛病——领导人垄断会议或其它原因。领导人如果能学会如下的避免事项，可以更有效地领导：
(1)避免使与会者为难。你也许想责备某一个人，但是这种行动会使得所有的与会者产生自卫态度。
(2)避免代替小组思考。有些领导人往往想走在小组的前头，做总结或回答问题，而不是鼓励讨论。
(3)避免以错误的方式叙述事情。小组的对立很容易由于领导人粗心大意或添加色彩的陈述而造成。平淡地陈述意见容易抑制讨论。
(4)避免透露领导人认为能接受的答案或解决办法。表面上，职员倾向于按照他们想象的管理部门的希望来做出反应。假如目的是客观地思考和真诚的双向交流，那就要避免偏颇错误的想法。
(5)避免把讨论从中心目的引发离题议论。要委婉地要求小组成员井井有条地走向会议的目的。当人们从事于细节性讨论时，最好用提问把他们引回到正题。
(6)避免傲慢地对待关键问题或与会者。不同的人以不同的形式吸收信息。要核查回馈的信息，以确定会议的成效。
(7)避免尚未得出结论或者尚未开始积极行动就休会。要使结论为大家共同理解，并且即将付诸于行动。
三、会场控制
最好的控制便是避免丧失控制。主持人控制会议的最佳举措，便是预防各种问题的发生。一旦无法避免问题的发生，则主持人应讲求正确的对付办法。
1.与会者发难
（1）原因
对会议目标或讨论主题不清楚。
过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
（2）预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
（3）补救
主持人应具高度的敏感性，以分辨离题的发言。
主持人以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主持人应宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”
主持人可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候，主持人在态度、措辞、语气及面部表情上，均应刻意避免令离题的与会者感到主持人是在讽刺他或挖苦他。
主持人可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主持人可这么说：“刚刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
2.与会者分心
（1）原因
对会议目标及讨论主题不清楚。
感到沉闷无聊。
会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。
外界环境干扰。
对会议内容缺乏兴趣。
（2）预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
令与会者感到会议有益及有趣。
慎选会议时间及地点。
（3）补救
尽管主持人能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主持人都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法，以便令其他与会者也能分享他们的看法。
作短暂的停顿，甚或稍作休息。
如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续会。
如少数的与会者分心，则主持人可不予理会，亦可就本身的发言作短暂的停顿。
3.与会者争议
（1）原因
对会议目标或讨论主题不清楚。
对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。
凭借会议互相发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。
（2）预防
澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论。
事先强调这样的观念：“真正重要的是：什么是对的，而非谁是对的。”这个观念有助于避免题内的争论。
（3）补救
倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题。
倘若争论是题内的，则：①先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身。②征求沉默的与会者的意见。③主持人显示自己的个人观点或个人立场。
4.与会者拒绝参与
（1）原因
怯场。
感到气氛不对。
不喜欢主持人对待某些与会者的态度——如令某些与会者感到难堪。
会议不具实效。
（2）预防
创造和谐的气氛。切莫令参与意见的人感到难堪令会议具实效。
（3）补救
倘若与会者因感到沉闷而拒绝参与，则主持人应鼓动其兴趣。
倘若与会者因怯场而拒绝参与，则主持人应设法排除该种心理障碍。
倘若与会者人数众多，则采取分组讨论方式进行。主持人可将与会者分成若干组，每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论，每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后，由各组指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行，与会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空；因为：那一世范文网
①分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低。
②各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内。因此在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。
③代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见无论是好还是坏，是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的意见。
5.与会者情绪变化
（1）原因
会议逾时。
与会者有其它事要办。
会议不具实效。
（2）预防
设定会议的结束时间，并准时结束。
如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明。
选择符合与会者希望的会议时间。
让会议具有实效。
（3）补救
结束会议并安排续会的时间。
休息。
以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重鼓与会者的兴趣。
6.少数人垄断会议
（1）原因
多数人并不积极参与。
少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。
少数人好求表现。
（2）预防
开会之前鼓励所有与会者都积极参与。
如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。
报名发问。
要求轮流发言。
（3）补救
巧妙地阻止。比方说，告诉垄断者：“你的宝贵意见我们已经听了很多，而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它的看法，好不好?”
指派工作给喜欢垄断会议的人去做。
故意将视线避开垄断者，以免令他误以为主持人仍想听取他的意见。